Com certeza, em determinado momento da vida, algum paciente já esteve impaciente na sala de espera em uma clínica médica, esperando sua vez de ser atendido, mesmo tendo horário marcado. Isso pode ser resultado de uma gestão de agenda ineficiente, que faz com que o paciente sinta que está perdendo tempo e diminui sua satisfação com o serviço, afinal, se ele tinha horário agendado, deveria ter sido atendido conforme o planejado, neste post vamos ajudar você com a gestão da agenda na clínica médica.
Agenda na clínica médica: como melhorar a gestão
Sumário
A verdade é que esse transtorno pode ser evitado, fazendo com que o paciente fique mais satisfeito e a clínica consiga realizar os atendimentos dentro do previsto. Para melhorar a gestão da sua agenda, leia nosso artigo e confira algumas dicas do que pode ser feito!
Otimize os espaços e recursos para melhor gestão de agenda
Pode parecer besteira, mas deixar os materiais na sala onde serão usados faz com que se economize o tempo que seria gasto para buscá-los em outro local.
Com isso, os atendimentos passam a ser mais rápidos e os atrasos diminuem, aumentando as chances de que a agenda seja cumprida.
Organize-se para atender às demandas
É sabido que em algumas épocas do ano, como no outono e inverno, a busca pelos tratamentos tende a aumentar, uma vez que a gripe vem acompanhada do frio e os pacientes desejam se curar.
Para dar conta desse aumento, pode ser preciso contratar mais profissionais ou, então, ampliar o horário de atendimento.
Tenha uma boa escala de horário para trabalho em equipe
É preciso que os funcionários tenham seus horários de intervalos bem planejados para que não conflite com a agenda de atendimento. Imagine se no horário de almoço, existem dois pacientes agendados. Pode acontecer deles terem que aguardar uma hora para o atendimento e, provavelmente, o restante dos pacientes também sofrerão com esse atraso.
Programe a agenda não pensando apenas nos pacientes, mas também nos horários dos profissionais.
Melhore a agenda na clínica médica com o uso de softwares específicos
Anotar tudo na agenda de papel já não é nem um pouco eficiente porque dificulta a visualização e, em alguns casos, o leitor pode ter problemas para entender o que está escrito, é totalmente contra a prática de gestão de agenda. O uso de softwares específicos para esse fim é fundamental, pois podem ser parametrizados, ajudando na organização e agilizando os agendamentos.
É possível programar a duração de cada procedimento e a sala em que será realizado. Assim, ao fazer o agendamento, o sistema já reconhece essas informações e evita o conflito de horários e espaço.
Se precisar fazer alguns bloqueios na agenda, isso também é possível, prevenindo erros humanos em feriados ou datas onde a equipe pode estar reduzida.
Confirme os agendamentos
É comum que, quando os tratamentos forem agendados com muita antecedência, os pacientes se esqueçam deles, por isso, é sempre bom confirmar para não ficar com um horário ocioso na agenda. Isso pode ser feito através de ligações ou então com o envio de SMS, sendo que alguns softwares fazem isso automaticamente e facilitam o trabalho.
Adotando essas medidas, a gestão de agendas passa a ser mais eficaz, diminuindo os horários ociosos e evitando que os atendimentos atrasem. Mas, para que tudo isso possa funcionar bem, será fundamental o empenho de toda a equipe.